Bingkisan Dari Kaherah: Penasihat Pelajar

Dalam mana-mana organisasi seperti persatuan dan kelab, penasihat yang dilantik oleh ahli-ahli adalah mereka yang berkaitan dengan:

1                    Keluarga DiRaja.

      2                    Mereka yang telah bersara yang dahulunya berpangkat tinggi.
      3                    Mereka yang berpengaruh seperti pemimpin politik.
      4                    Orang besar tempatan.

Peranan mereka terhad tetapi penting. Umpamanya nama penasihat memberi impak dalam aktiviti organisasi. Begitu juga apabila organisasi ingin mencari penaja akan aktivi-aktivitinya atau mencari tajaan-tajaan lain. Sebab itu organisasi yang besar lazimnya bersandarkan nama-nama besar dalam negara. Organisasi itu boleh mencipta nama dan dipandang tinggi oleh masyarakat kerana adanya penglibatan penasihat yang namanya terkenal. Bukan untuk mengeksploitasi nama mereka tetapi menjadi penjana kepada keterlibatan orang awam ke arah meminati aktiviti organisasi tersebut. Begitulah organisasi sukan umpamanya diterajui oleh mereka yang memiliki nama besar.

Dalam aktiviti pelajar pula penasihat mereka adalah pegawai yang terlibat langsung dengan oragnisasi itu. Di universiti umpamanya penasihat aktiviti pelajar adalah di kalangan pensyarah atau pegawai-pegawai Hal Ehwal Pelajar. Mereka dekat dengan pelajar dan memahami keperluan pelajar berdasarkan statut (undang-undang dan peraturan) yang ada. Tidak mungkin penasihat aktiviti mereka adalah orang dari luar kampus. Banyak masalah undang-undang dan protokol yang terlibat. Lagipun aktiviti pelajar bukan terlalu nasional atau internasional. Sebesar mana sekalipun aktiviti mereka, cukup dinasihati oleh pegawai universiti. Universiti ada statutnya yang tersendiri. Aktiviti pelajar pula tertakluk di bawah Akta Universiti dan Kolej Universiti (AUKU) dan Akta Institusi–Institusi Pelajaran (Tatatertib) 1976 (Akta 174) dikenali sebagai Akta 174.

Di luar negara umpamanya, senarionya berbeza. Semua pelajar Malaysia yang berada di luar negara tertakluk kepada Malaysian Students Department (MSD). Atau Jabatan Penuntut Malaysia. Dahulunya jabatan ini diketuai oleh seorang Pengarah tetapi sekarang ada yang diketuai oleh seorang yang berjawatan Menteri Penasihat Pendidikan. Penjawatnya kekal seorang pendidik sama ada dari universiti atau mereka yang berada di Kementerian Pelajaran Malaysia. Ianya berdasarkan kepada dasar kerajaan mengenai pelajar Malaysia di luar negara. Semua aktiviti pelajar di luar negara dipantau oleh jabatan ini. Jika di Mesir dikenali sebagai Education Malaysia Egypt (EME).

Pelajar-pelajar yang ditaja oleh mana-mana agensi dari Malaysia dikawal ketat oleh jabatan seperti EME. Walaupun pegawai-pegawai khusus dari agensi yang memberi tajaan wujud di negara yang berkenaan, Menteri Panasihat mendapatkan maklumbalas dari pegawai-pegawai yang berkenaan. Mereka pula dikenali sebagai atase pelajaran agensi berkenaan atau atase pelajaran dari negeri-negeri yang berada di sini. Malaysia adalah unik dalam hal ini. Setiap negeri di Malaysia memiliki rumah negeri yang menjadi asrama kepada pelajar yang layak khususnya pelajar baru. Mereka transit dahulu di asrama-asrama tersebut untuk mempelajari selok-belok persekitaran mereka. Belajar dari abang dan kakak yang sudah menimba pengalaman sebelum mereka.

Di asrama-asrama berkenaan pelajar-pelajar berorganisasi untuk membina kemahiran memimpin. Menjalankan aktiviti bermanfaat kepada ahli dan diri mereka sendiri. Sebahagiannya memberi manfaat kepada masyarakat Malaysia yang berada di Mesir atau masyarakat setempat. Dalam menjalankan aktiviti pelajar maka mereka perlukan nasihat. Perlukan tunjuk ajar. Perlukan mereka yang maklum banyak perkara. Apabila aktiviti dijalankan maka akan terlibat:

1                    Jawatankuasa pelaksana.

      2                    Logistik.
     3                    Bajet.
      4                    Urusetia.
      5                    Petugas.
      6                    Jadual dalam bentuk Gantt Chart (menunjukkan unjuran aktiviti secara     berperingkat), PERT (Programme Evaluation and Review Technique), CPM (Critical Path Method), decision tree, mind mapping (peta minda), carta alir dan sebagainya.
      7                    Komunikasi kepada perasmi, AJK, urusetia, pegawai atase, EME, kedutaan, pihak berkuasa setempat seperti polis dan sebagainya.

Dalam hal ini penasihat yang paling layak ialah atase di rumah negeri masing-masing.

      1                    Mereka pegawai bertugas di bawah Ke Bawah Duli Yang Maha Mulia Seri Paduka Baginda Yang DiPertuan Agung.

      2                    Mereka memiliki autoriti iaitu diberi kuasa untuk menjalankan tugas membantu pelajar.
      3                    Pegawai itu dilantik khas untuk membantu pelajar.
      4                    Tugasnya untuk pelajar. Tanpa pelajar atase itu tidak diwujudkan tetapi tanpa atase, pelajar tiada tempat untuk mengadu nasib. EME menjaga pelajar-pelajar lain. Bukan yang di bawah tajaan negeri atau yang hanya mendapat bantuan zakat dari negeri masing-masing.

Oleh yang demikian tidak wajar pelajar mendapatkan nasihat rasmi dari mereka yang bukan pegawai sama ada bukan atase negeri atau bukan dari pegawai EME. Nasihat tidak rasmi mungkin boleh dilakukan tetapi sewajarnya tidak bercanggah dengan peraturan dan dasar negeri yang ada atau dasar EME. Tidak pula ada mana-mana orang lain yang boleh bertindak secara kapasitinya sebagai penasihat pelajar tanpa lantikan sah atau ada hitam putih dari kerajaan negeri atau oleh agensi yang memberi tajaan kepada pelajar. Dikhuatiri berlaku pertembungan kepentingan. Conflict of interest. Organisasi pelajar tentu maklum mengenai aktiviti yang boleh dan tidak boleh.

      1                    Jadualkan aktiviti untuk jangkamasa setahun. Jika boleh rangkakan aktiviti dua tahun lebih awal supaya bajetnya boleh dipohon dua tahun lebih awal. Paling kurang setahun lebih awal. 

      2                    Libatkan pelajar baru setiap kali aktiviti hendak dijalankan. AJK induk sewajarnya memantau dan memberi latihan.

      3                    Sewaktu merancang aktiviti jangan fikirkan diri sendiri tetapi ahli-ahli yang lain. Perancangnya mungkin sudah tamat belajar. Mungkin sudah kembali ke tanahair. Aktivitinya dilaksanakan oleh pelajar lain.

      4                    Elakkan self-interest ataupun selfish dalam merancang aktiviti.  Yang penting ialah latihan kepimpinan.

Ada sesuatu yang pelajar perlu peka. Protokol. Bukan protokol majlis tetapi protokol pentadbiran. Dalam menjalankan aktiviti di rumah negeri umpamanya setiap aktiviti yang melibatkan orang luar wajib melalui atase negeri. Surat menyurat hendaklah secara rasmi untuk rekod, rujukan dan audit. Surat jemputan untuk pencermah, fasilitator atau atau untuk apa sahaja urusan hendaklah melalui atase negeri sebagai pihak yang berkuasa menjaga kepentingan negeri. Sebagai wakil kerajaan negeri. Dia perlu tahu supaya dia boleh menjawab sekiranya datang pertanyaan dari Menteri Besar umpamanya. Dari kerajaan Melaysia umpamanya. Mengenai hal-hal keselamatan, perisikan dan risiko lain.

Setiap aktiviti yang hendak dijalankan, kertaskerjanya hendaklah disediakan sekurang-kurangnya tiga bulan sebelum dijalankan. Pegawai diberi masa untuk membuat semakan kewangan, membuat baucer, menyiapkan cek dan menghantar permohonan ke kedutaan. Penulis ulangi, bajetnya dipohon di kedutaan. Tidak ada atase negeri yang memegang wang yang diperuntukkan oleh kerajaan negeri sekalipun. Kesemuanya diletakkan di bawah kawalan kedutaan di bawah kepala-kepala yang berkaitan (senarai negeri-negeri) masing-masing.

     1                    Bajet tidak boleh dipohon dalam seminggu atau dua minggu. Apatah lagi dalam dua atau tiga hari. Bajet itu bukan dalam poket pegawai dan bukan dalam peti besi di pejabat pegawai. Kerajaan Malaysia dan negeri tidak membenarkan begitu. Menyalahi peraturan dan berisiko tinggi.

     2                    Aktiviti yang tidak dibajetkan tidak boleh dipohon kecuali terdapat lebihan bajet untuk pelajar. Sebab itu bajet dipohon lebih awal dua tahun atau setahun untuk mempastikan bajet yang diluluskan sahaja aktivitinya dapat dijalankan. Bajet tambahan tidak mungkin diperolehi kerana bajet kerajaan diluluskan pada tahun sebelumnya. Bajet untuk tahun 2015 dibentang dan diluluskan pada tahun 2014. Untuk tahun 2016 bajetnya dibentang dan diluluskan pada tahun 2015.

      3                    Pelajar tidak boleh terkeliru dengan nasihat yang tidak wajar. Sebagai organisasi pelajar, buat kertaskerja seberapa awal dan seberapa banyak yang boleh. Mana-mana yang diluluskan itulah aktiviti yang boleh dijalankan. Yang tidak diluluskan tidak boleh dijalankan kerana bajetnya tidak ada. Sebagai ingatan, yang meluluskan ialah Perbendaharaan Malaysia di bawah Kememterian Kewangan Malaysia atau perbendaharaan kerajaan negeri masing-masing. Bukan pegawai atase yang meluluskan bajet. Dia hanya mengagihkan bajet seperti yang dipohon oleh pelajar.

      4                    Jangan juga keliru. Bahawa bajet kerajaan melibatkan gaji dan elaun pegawai, bayaran elektrik, air, telefon, pembelian alat tulis pejabat, penyenggaraan bangunan dan peralatan, keceriaan, keraian (meraikan delegasi yang datang umpamanya). Setiap bajet tidak boleh digunakan secara bersilang. Dilarang sama sekali. Umpamanya bajet untuk aktiviti pelajar telah habis. Pelajar memaksa juga hendak membuat aktiviti lain. Dalam hal ini jawapannya memang tiada bajet. Jika bajet untuk peruntukan lain dialihkan untuk kegunaan pelajar maka pegawai yang akan menerima teguran yang membawa dia akan dipanggil balik ke Malaysia, diturunkan pangkat, atau dikenakan tindakan disiplin yang lain. Pegawai bertindak sebagai pegawai mengikut bidangkuasa yang diberikan kepadanya. Pelajar tidak akan dikenakan disiplin seperti pegawai kerana pelajar tidak bekerja dengan kerajaan.

Nota:

Pengalaman penulis adalah sebagai Pegawai Hal Ehwal Pelajar Pusat Latihan Staf Politeknik (PLSP) dan Institut Teknologi Tun Hussein Onn (ITTHO) sebelum menjadi Kolej Universiti Teknologi Tun Hussein Onn (KUITTHO) dan Universiti Tun Hussein Onn Malaysia (UTHM). Sebahagian dari peraturan yang penulis draf semasa bertugas dari tahun akhir tahun 1994 hingga akhir tahun 1999 masih ada yang terpakai hingga sekarang.  Kebetulan baru-baru ini Kerajaan Negeri Terengganu melaksanakan undang-undang syariah iaitu melarang mereka yang bukan mahram berboncengan dengan motorsikal. Peraturan serupa penulis laksanakan pada tahun 1995 dan masih terpakai hingga sekarang. Hatta pelajar bukan Islam sekalipun jika mereka berbonceng sedangkan mereka tidak ada hubungan suami-isteri atau adik-beradik, pembonceng akan turun di hadapan get UTHM dan berjalan kaki ke dalam kampus. Sudah 20 tahun mendahului rupanya. Allahuakbar.