Mengurus pelajar banyak ragamnya. Pelajar banyak karenahnya. Tetapi pensyarah yang melihat saya mengurus pelajar lagi banyak kerenahnya. Pada dasarnya HEP adalah pusat tanggungjawab mengurus pelajar. namun pelajar-pelajar tidak berada di bawah bumbung bangunan yang memenempatkan HEP itu sendiri. Mereka berada di dewan kuliah, bilik seminar, bengkel dan makmal. Maknanya pensyarah yang mengawasi dan melapor kepada HEP. HEP menguatkuasakan segala tindakan yang perlu berdasarkan peruntukan-peruntukan yang ada dalam AUKU. Akta Universiti dan Kolej Universiti.
Ada pensyarah yang peka. Mereka menghantar laporan yang perlu. Ada borang-borang yang disediakan untuk tujuan itu. Selain daripada itu, pegawai-pegawai HEP yang langka jumlahnya memainkan peranan kepolisian. Dulu pegawai keselamatan hanya menjaga get sahaja. Atau keselamatan umum seluruh kampus. Disiplin tidak diupayakan kepada mereka. Pada peringkat awal dulu, PLSP menghadapi berbagai cabaran disiplin ini. Bila saya imbau kembali banyak rupanya peraturan yang saya gubal dahulu masih terpakai.
Suatu ketika saya memasang cermin besar di luar pejabat HEP. Ramai sungguh orang yang memberi ulasan tidak berkaitan. Sukar memberi faham bagi yang tidak bersedia mendengar. Tujuannya ialah supaya setiap pelajar yang ingin masuk ke pejabat HEP mestilah bercermin dahulu. Melihat diri mereka sendiri. Menilai diri sendiri dulu. Temui dirinya. Jika penampilan dan pakaian mereka presentable dan compatible dengan peraturan yang sedia ada, silalah masuk berurusan dengan HEP. Jika tidak, balik dulu untuk menukar pakaian. Cermin itu besar manfaatnya. Sekarang ini cermin seperti itu ada di mana-mana. Bukan di HEP sahaja.
Maknannya orang lain mula melihat cermin itu sebagai sesuatu yang akrab. Dekat. Ia tidak bersuara. Tidak berbicara. Tidak berkata. Tidak juga membantah dan menidak. Tetapi cerminannya mengatakan segalanya. Itulah imej diri kita yang sebenarnya. Cermin itu tidak menyembunyikan yang luaran. Tidaklah pula hingga ia meneroka yang dalaman kerana terselindung dengan pakaian dan mungkin lakonan.
Bila kita berurusan dengan orang, kita hendaklah berpakaian. Maksudnya berpakaian yang selayaknya. Pakaian yang mempamer diri kita yang sebenar. Mana mungkin seorang guru umpamanya ditemui pelajarnya dalam keadaan compang camping jika di sekolah ia selalu presentable. Kainnya yang tidak serupa kain. Tudungnya hilang entah ke mana. Mukanya comot tidak menentu. Rambutnya kusut masai tidak terurus. Baju ketat atau singkat. Jarang atau koyak. Berselipar buruk yang sudah tidak berupa. Seluruh imej guru itu runtuh menyembah bumi. Mungkin ada orang bertanya, takkan guru tidak boleh seperti orang lain? Maaf. Kadang-kadang kerani sekolah lebih presentable dari guru. Guru hilang sense of self awareness. Segala-galanya mesti bermula dari diri sendiri. Discover yourself before you discover others.
Boleh atau tidak boleh bergantung kepada jawatan kita. Jika guru itu ditemui di bengkel, pakaian yang kotor itu boleh dimaafkan. Tapi jika di awal pagi sudah kotor tentu akan timbul tandatanya. Masakan guru itu tidak pernah membasuh apronnya atau apparelnya. Di luar kawasan kerja kita tidak boleh berpakaian sebarangan. Imej kita ada di mana-mana. Cermin kita bukan sahaja pelajar, malah juga ibu bapa, rakan sejawat dan ahli masyarakat. Sebab itu bila berurusan dengan orang lain, pastikan pakaian kita mengena. Sesuai dengan keadaan dan suasana. Santai tetapi enak dipandang. Senang dilihat. Manis menawan. Indah elegan. Lelaki atau wanita bukan soal dan isunya. Berpakaian tetap berpakaian. Itu imej dan cermin diri. Kadang-kadang ia menggambarkan yang tersirat di dalam. Kita kenalah concern dengan hal itu. Tidak boleh langsung diremehkan.
Satu lagi hal yang selalu terlepas pandang ialah siapa yang perlu memulakan. Kita menghormati orang lain atau tunggu orang lain menghormati kita? Which is which. Dulu saya selalu mendengar orang bersungut, kenapa pengawal keselamatan tidak tabik kepada pensyarah. Kenapa tabik kepada NC atau TNC sahaja (dulu Pengarah dan Timbalan Pengarah). Saya ketawa sendirian. Pegawai keselamatan tabik kepada pangkat orang itu bukan kepada orangnya. Maaf. Ini benar dalam banyak keadaan. Bila jawatan itu terlucut tidak ada siapa akan tabik lagi. Pegawai keselamatan itu tabik sebab dia berjawatan itu. Tugasnya begitu. Bila dia tanggalkan pakaian, dia tidak ada selera lagi untuk tabik-tabik. Ia birokrasi semata-mata.
Yang biasa saya amalkan ialah mengangkat tangan setiap kali melintasi pintu pagar UTHM atau di mana sahaja. Bila kita telah memulakannya susulannya sangat cantik. Pada waktu-waktu yang lain, walaupun kita tidak angkat tangan, kita tidak memandang kepada mereka, tindakan positif mereka ialah mengangkat tangan menghormati kita. Hormat tidak pernah diminta. Tidak pernah dipaksa. Tidak pernah diperaturankan. Tidak pernah untuk dibuat-buat. Hormat hendaklah diberikan. Disedekahkan. Dipanjangkan. Dihamburkan. Ibaratnya seperti pelaboran. Investment. Tanam modal. Cuma yang ini modal tanpa bayaran kewangan. Hanya sedikit tenaga dan inisiatif sahaja. Kita mulakan yang sedikit. Nanti pulangannya, labanya, dividennya, bonusnya, sahamnya datang berganda-ganda. Senyum bukan perlu dibayar. Angkat tangan tidak mungkin mencederakan. Memaniskan muka bukan mengganggu kesihatan. Tetapi kesan dan impaknya akan positif selalu. Orang lain akan kembalikan hormat kita itu dalam gandaan yang tidak dapat disukat.
.............................................................
Satu lagi pendekatan berbeza yang saya buat menimbulkan kurang senang orang lain. Susunan meja dan kerusi dalam pejabat HEM dibuat mengiring sisi kaunter. Tidak mengadap kaunter. Pandapat umum mengatakan bahawa pegawai-pegawai HEP tidak mesra pelanggan kerana tidak mengadap mereka bila mereka ingin berurusan di kaunter. Realitinya sangat jauh berbeza. Sebenarnya, ekor mata menjadi galak dengan pergerakan-pergerakan di kaunter HEP. Jika kita mengadap kaunter, kecenderungan kita ialah tunduk membuat kerja. Oleh kerana mata kita memandang ke bawah maka kita tidak dapat melihat apa yang berlaku di kaunter. Ekor mata kita menyisi kaunter. Dengan duduk mengiring, ekor mata dapat mengesan semua pergerakan. Melayani pelanggan menjadi lebih mudah dan bukan menyusahkan. Fokusnya bukan sombong tetapi untuk lebih peka.
Begitu juga dengan pendaftaran pelajar baru. Saya suka mereka datang terus tinggal di asrama. (Ketika itu semua pelajar wajib tinggal di asrama). Ada juga staf yang membantah pendekatan mudah tersebut. Ditakuti ada pelajar yang lari tanpa membayar yuran minggu haluansiswa. Mungkin juga. Tetapi bilangan pelajar jenis itu tidak ramai. Adalah seorang dua. Positifnya ialah, ibu bapa senang. Anak mereka ditinggalkan di asrama masing-masing. Sudah tidak ada kebimbangan lagi. Mereka boleh pulang tanpa ada rasa yang menggangu perasaan atau pemikiran. Segala urusan pendaftaran boleh dibuat ketika pelajar tidak lagi terikat dengan kehadiran ibu bapa mereka. Tidak lagi dalam keadaaan kalut kerana jadual pulang ibu bapa yang datangnya dari jauh. Mereka ingin anak-anak mereka semua settled down. Mereka pulang dengan perasaan tenang bahawa anak-anak mereka semua sudah bertempat. Extending a little gesture means alot to other people. They need it. We have nothing to lose. Indeed we have alot to gain.
Dalam keadaan seperti itu, proses mendaftar pelajar menjadi sangat mudah. Ibu bapa yang jauh tidak terbeban dengan masa. Tidak terkejar ke sana dan terkejar ke sini. Datang serah anak. Mereka boleh balik. Bayangkan mereka datang dari jauh. Letih memandu. Letih dalam perjalanan. Kurang tidur. Parkir kereta jauh pula. Beg besar-besar perlu digalas. Petugas-petugas pula semua ikut buku. Ikut carta alir. Ikut peraturan. Ikut birokrasi. Budi bicara hilang bila keadaan mulai kalut. Layanan kebijaksanaan tidak dapat ditayang. Keadaan menjadi kering, kaku dan melemaskan. Harapan yang asalnya menggunung boleh mencair. Promosi yang dicanang tidak menjadi. Nama baik institusi menjadi lekang dari bibir ibu bapa. Bukan lagi mainan bibir. Yang sedikit itu selalu menjadi sebutan negatif jika tidak dijaga.
Kreativiti dan inovasi diperlukan dalam semua keadaan. Tidak hanya terikat dengan hal-hal teknikal dan kejuruteran. Perubahan teknologi berlaku kepada sistem. Cara bekerja. Mana-mana yang perlu diubah hendaklah diubah. Sepatutnya semua kerja dilakukan dengan cepat, murah kosnya dan tidak banyak menimbulkan masalah. Sepatutnya sistem menjadi lebih mudah kerana pendekatan mestilah dipermudahkan. Itulah gunanya teknologi. Untuk memudahkan.
Dalam keadaan lain banyak hal yang sukar digambarkan. Teori pengurusan khususnya tentang kepimpinan menggariskan bahawa setiap orang mengurus orang-orang yang di bawah tanggungjawabnya. Tetapi jangan lupa pula bahawa orang-orang di atas juga perlu diurus. Kerenah mereka mungkin melebihi mereka yang ramai di bawah kita. Kita banyak tersepit dalam hal ini. Ketua kita tahu beres. Macam mana kita melakukannya bukan urusan mereka. Orang di bawah mahu semuanya beres juga. Jika orang di atas banyak mahunya, orang di bawah banyak tuntutannya.
Sebagai pegawai kita tidak boleh memihak. Kita menjalankan tugas. Amanah. Yang di atas dipenuhi karenahnya. Yang di bawah dipenuhi tuntutannya berdasarkan polisi dan peraturan yang sedia ada. Dalam keadaan seperti inilah kadang-kadang saya melindungi orang di atas dan mendamaikan orang di bawah. Mungkin ini terpaksa saya simpan untuk suatu jangkamasa yang lama. Ada hal-hal yang tidak dapat disurat. Biarlah ia tersirat.
Cuma bila menjadi ketua jangan sampai anak buah di bawah merasa teraniaya. Tersisih. Teripingggir. Tidak terbela. Tidak dihargai. Prestasi mereka di hujung tahun hendaklah dinilai dengan saksama. Memberi penilaian terlalu tinggi perlu disokong dengan bukti yang konsisten. Jika tidak penilaian itu menjadi cemuhan belaka. Semuanya menjadi tidak gemar. Hanya make-up. Wajah yang sebenar tidak secantik yang disolek cantik. Penilaian yang terlalu rendah pula mencerminkan kelemahan kita sendiri. Sebagai ketua kita perlu membantu anggota yang berpretasi rendah. Menghukumnya adalah seperti menghukum diri kita sendiri. Yang lemah itu diri kita sendiri. Anggota kita adalah cerminan diri kita. Kita tidak boleh mengelak sebaliknya. Keadilan harus diberikan kepada diri kita sendiri.
Mengurus bukan hanya mendengar laporan sahaja. Kita kena tahu hal sebenar. Keluar ke lapangan. Ke tapak. Ke lokasi. Lihat dengan live. Unplugged lagi. Barulah buat susulan atau hukuman yang adil. Mendengar pun jangan dari satu pihak sahaja. Pengalaman saya sehingga menjadi setua ini menunjukkan bahawa maklumat tidak bolah datang dari satu pihak yang berkepentingan sahaja. Maklumat itu perlu datang dari berbagai sumber. Baru nanti kita tahu kedudukan perkara yang sebenar. Yang benar akan tetap benar. Yang salah akan tetap salah. Dalam jangkapanjang ia akan terserlah sendiri.
Sesuatu yang tidak wujud jika diperkatakan tentulah tidak wajar. There is no legal sense. Sesuatu yang dibeli tanpa produknya tentulah bukan common sense. Membeli tanpa prosedur juga bukan yang hak. Semua itu perlu dihadapi oleh seorang ketua. Oleh itu dia mestilah orang yang sepatutnya "mengetahui".
